Kantoor verbouwen terwijl medewerkers blijven doorwerken

Een kantoor verbouwen terwijl medewerkers blijven doorwerken vraagt om een zorgvuldige voorbereiding. Geluid, stof en tijdelijk afgesloten ruimtes kunnen de dagelijkse werkzaamheden namelijk flink verstoren. Toch is het niet altijd nodig om het volledige kantoor tijdens een verbouwing te sluiten. Hoe kun je een kantoor verbouwen terwijl medewerkers blijven werken? Begin met een duidelijk overzicht van de werkzaamheden en bepaal welke ruimtes op welk moment beschikbaar moeten blijven. Kijk daarnaast naar de bezetting van het kantoor en belangrijke momenten waarop rust noodzakelijk is. Door werkzaamheden vooraf in verschillende fases te verdelen, kan een gedeelte van het pand vaak gewoon gebruikt blijven worden. Euregio Bouwonderneming kan verschillende bouwdisciplines binnen één project coördineren, waardoor werkzaamheden vanuit één planning op elkaar kunnen worden afgestemd.

Verdeel het kantoor in verschillende werkzones

Een gefaseerde verbouwing is een praktische manier om werkzaamheden en kantooractiviteiten te combineren. Hierbij wordt niet het volledige pand tegelijkertijd aangepakt. Hoe werkt een gefaseerde kantoorverbouwing? Het kantoor kan bijvoorbeeld worden verdeeld in meerdere zones. Eerst wordt één gedeelte volledig verbouwd, terwijl medewerkers in een ander deel blijven werken. Zodra de eerste ruimte gereed is, kunnen werkplekken worden verplaatst en begint de volgende fase. De mogelijkheden hangen natuurlijk af van de indeling en omvang van het kantoor. Zorg er daarnaast voor dat belangrijke voorzieningen, looproutes en nooduitgangen bereikbaar blijven. Door vooraf een logische volgorde te bepalen, ontstaat een duidelijk bouwproces en hoeft de dagelijkse bedrijfsvoering zo min mogelijk te worden onderbroken.

Plan lawaai en sloopwerk op rustige momenten

Niet iedere bouwactiviteit zorgt voor dezelfde hoeveelheid overlast. Schilderwerk of bepaalde afbouwwerkzaamheden zijn vaak eenvoudiger met kantoorwerk te combineren dan intensief boren of slopen. Welke werkzaamheden kun je het beste buiten kantooruren uitvoeren? Vooral werkzaamheden die veel geluid, stof of trillingen veroorzaken, kunnen waar mogelijk worden ingepland wanneer minder medewerkers aanwezig zijn. Denk aan sloopwerk of bepaalde bouwkundige aanpassingen. Dit hoeft niet altijd 's avonds te gebeuren. Ook rustige werkdagen of periodes waarin veel medewerkers thuiswerken kunnen geschikt zijn. Maak hierover vooraf duidelijke afspraken. Zo weten medewerkers wanneer extra overlast verwacht kan worden en kunnen belangrijke vergaderingen, telefoongesprekken of andere werkzaamheden hierop worden afgestemd.

Zorg voor veilige en bruikbare werkplekken

Wanneer medewerkers tijdens de verbouwing aanwezig blijven, moet veiligheid altijd centraal staan. Bouwzones en werkplekken moeten duidelijk van elkaar worden gescheiden. Waar moet je op letten wanneer medewerkers tijdens een verbouwing blijven werken? Denk aan veilige looproutes, voldoende verlichting, bereikbare nooduitgangen en het beperken van stof en bouwmaterialen in gebruikte kantoorruimtes. Ook tijdelijke wijzigingen aan elektra, sanitaire voorzieningen of toegangen moeten vooraf worden besproken. Medewerkers moeten precies weten welke delen van het pand toegankelijk zijn. Wanneer een bepaalde ruimte tijdelijk niet veilig of praktisch gebruikt kan worden, is het beter om hiervoor een alternatieve werkplek te organiseren. Zo kan het kantoor operationeel blijven zonder dat veiligheid ondergeschikt wordt gemaakt aan de planning.

Communiceer duidelijk over iedere bouwfase

Een planning kan tijdens een verbouwing veranderen. Daarom is goede communicatie minstens zo belangrijk als de planning zelf. Hoe informeer je medewerkers tijdens een kantoorverbouwing? Geef regelmatig aan waar werkzaamheden plaatsvinden, welke ruimtes tijdelijk gesloten zijn en wanneer overlast wordt verwacht. Een overzicht per week kan medewerkers helpen om hun werkzaamheden hierop aan te passen. Ook tussen de opdrachtgever en de uitvoerende partijen moeten de communicatielijnen kort blijven. Met één centraal aanspreekpunt is het duidelijk waar vragen, wijzigingen of onverwachte situaties besproken moeten worden. Wanneer bijvoorbeeld tijdens sloopwerk een bouwkundig probleem wordt ontdekt, kan sneller worden bepaald welke gevolgen dit heeft voor de volgende werkzaamheden en de beschikbare kantoorruimtes.

Kantoor verbouwen terwijl medewerkers blijven doorwerken

Een kantoor verbouwen terwijl medewerkers blijven doorwerken is dus mogelijk wanneer de werkzaamheden zorgvuldig worden voorbereid. Een gefaseerde uitvoering, duidelijke scheiding tussen werk- en bouwzones en een slimme planning van overlastgevende werkzaamheden kunnen helpen om de bedrijfsvoering zoveel mogelijk door te laten gaan. Euregio Bouwonderneming begeleidt verbouwingen van voorbereiding tot oplevering en brengt verschillende disciplines binnen het bouwproces samen. Hierdoor heeft u één aanspreekpunt voor de uitvoering en planning. Wilt u uw kantoor vernieuwen zonder de onderneming volledig stil te leggen? Neem dan contact op met Euregio Bouwonderneming en bespreek hoe uw kantoorverbouwing praktisch kan worden georganiseerd.